Conditions générales d’Explorica

Les présentes conditions générales sont en vigueur jusqu’au 31 août 2012 et s’appliquent aux voyages effectués entre le 1^er octobre 2011 et le 30 septembre 2013.

L’achat des forfaits offerts par Explorica constitue une entente contractuelle entre Explorica et le client (organisateur de groupe), qui suppose l’acceptation des conditions générales de notre compagnie par vous et votre groupe. Veuillez-vous assurer de lire attentivement et de comprendre ces conditions générales avant d’effectuer votre réservation.

LES FRAIS DE VOYAGE INCLUENT :

• le transport aller-retour de la ville de départ
• l’hébergement dans une chambre pouvant accueillir trois ou quatre personnes, toujours avec salle de bain privée (sauf avis contraire); les participants peuvent partager une chambre avec d’autres participants de même sexe du même groupe (sauf avis contraire)
• le transport aller-retour à destination pour toutes les activités prévues à l’itinéraire
• les déjeuners quotidiens à destination (sauf avis contraire)
• les breuvages au souper, lorsque celui-ci est inclus (pour les circuits au Canada et aux États-Unis)
• les dîners et soupers à destination (selon le circuit)
• toutes les excursions, animées par des guides professionnels locaux, telles que précisées dans l’itinéraire
• les promenades dirigées par un guide accompagnateur Explorica, telles que précisées dans l’itinéraire
• les billets de spectacles et d’entrée aux attractions locales, telles que précisées dans l’itinéraire
• la disponibilité à temps plein d’un guide accompagnateur professionnel (sauf avis contraire)
• l’assistance d’urgence 24 heures sur 24 pour tous les circuits
• les taxes, suppléments carburant et taxes aéroportuaires (sous réserve de modifications)

LES FRAIS DE VOYAGE EXCLUENT :

• les frais d’obtention d’un passeport, d’un visa de transit et de toute assurance voyage requise
• la contribution des clients au Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages (FICAV), calculée à 3,50 $ CA par tranche de 1 000 $ CA (0,35 % du total des services touristiques achetés)
• les breuvages au souper (pour les circuits internationaux)
• les repas, sauf ceux indiqués dans l’itinéraire
• les excursions, arrêts et séjours facultatifs, ainsi que les extensions facultatives
• l’assurance voyage Explorica
• le transport à destination vers des activités non planifiées
• les pourboires au guide accompagnateur, aux chauffeurs d’autocar ou aux guides locaux
• tous frais applicables pour groupes privés (supplément pour petits groupes)
• tout frais d'enregistrement de bagages imposés par les aéroports

PROCÉDURE D’INSCRIPTION

Notre moyen de communication de prédilection est le courrier électronique, qui nous permet de contenir nos coûts — et les vôtres. C’est pourquoi nous vous demandons une adresse électronique valide et courante, afin que nous puissions vous joindre. Sans une adresse à jour, nous ne pourrons vous faire parvenir les modifications aux circuits ou rappels de paiement importants.

Pour vous inscrire, veuillez appeler sans frais un conseiller en voyages au 1-866-378-8845, poste 216, ou envoyer un courriel à vente@explorica.ca.

INSCRIPTION PAR TÉLÉPHONE

Appelez sans frais un conseiller en voyages au 1-866-378-8845, poste 216.

Note : Pour vous inscrire par téléphone, vous aurez besoin d’une carte de crédit valide (MasterCard ou Visa) ou d’un compte chèques en règle aux fins de paiement électronique.

INSCRIPTION PAR TÉLÉCOPIEUR

Contactez l'un de nos représentant au vente@explorica.ca pour recevoir un formulaire d'inscription. Une fois rempli, télécopiez-le au 418-694-9334.

Note : Les télécopies reçues après 17h00 (heure de l'Est) seront traitées le prochain jour ouvrable.

INSCRIPTION PAR LA POSTE

Contactez l'un de nos représentant au vente@explorica.ca pour recevoir un formulaire d'inscription. Une fois rempli, postez-le à l’adresse suivante :

Explorica Canada, Inc.
À l’attention de : Inscriptions
1026, rue Saint-Jean, bureau 301
Québec (QC) G1R 1R7
Toutes les inscriptions par la poste peuvent être payées par chèque, mandat-poste, carte de crédit (MasterCard ou Visa) ou de façon électronique à partir d’un compte-chèques.

DATES LIMITES D’INSCRIPTION

Les places pour nos voyages s’envolent rapidement, alors inscrivez-vous le plus tôt possible. Des frais d’inscription tardive de 25 $ seront ajoutés à toutes les inscriptions aux circuits par autocar en Amérique du Nord, y compris celles des accompagnateurs, reçues moins de 60 jours avant le départ. Des frais d’inscription tardive de 125 $ seront ajoutés à toutes les inscriptions aux circuits par avion en Amérique du Nord et aux circuits internationaux (à l’extérieur de l’Amérique du Nord), y compris celles des accompagnateurs, reçues moins de 99 jours avant le départ. Dans les deux cas, tous les frais (y compris les frais d’inscription tardive) doivent être réglés immédiatement et intégralement par carte de crédit, chèque certifié ou mandat-poste. Une fois les demandes d’inscription reçues en retard, des frais supplémentaires (pour réservation tardive, augmentation des frais de voyage, etc.) peuvent s’appliquer. Les participants inscrits en retard seront placés sur une liste d’attente; si aucune place ne se libère, nous vous rembourserons le plein montant, moins les frais de remise en vigueur ou d’annulation antérieure indiqués. Pour obtenir tous les détails des modalités d’inscription tardive, veuillez communiquer avec un représentant Explorica.

Tout participant dont le nom ne figure pas sur la liste de voyage le jour du départ ou n’ayant pas accepté les conditions générales ne sera autorisé à prendre part à un voyage organisé par Explorica. Explorica ne peut être tenu responsable de tout voyageur dérogeant à ces conditions.

ÉCHÉANCIER DES PAIEMENTS ET MODALITÉS

Explorica offre plusieurs modalités de paiement pour ses circuits.

Nous acceptons MasterCard, Visa, les paiements électroniques à partir d’un compte-chèques, les  mandats-poste et les chèques tirés sur un compte personnel et libellé à l’ordre d’ « Explorica Canada , Inc. ».

Pour les inscriptions individuelles aux circuits par autocar en Amérique du Nord, chaque participant doit verser un acompte de 100 $ non remboursable et les coûts de l’assurance voyage optionnelle au moment de l’inscription, puis doit régler le solde 60 jours avant le départ. Pour les inscriptions de groupe aux circuits par autocar en Amérique du Nord, un acompte de 100 $ non remboursable par participant et  les  frais de l'assurance voyage optionnelle sont exigés au moment de l'inscription. Le solde résiduel de chaque circuit pour chaque participant du groupe doit être réglé au plus tard 60 jours avant le départ. Les factures de groupe seront envoyées à l’école comme rappel de paiement. Tous les participants qui sont inscrits à moins de 60 jours avant la date de départ doivent payer la totalité des frais de voyage et les frais de l'assurance voyage optionnelle au moment de l'inscription.

Pour les inscriptions individuelles aux circuits par avion en Amérique du Nord et les circuits internationaux (à l’extérieur de l’Amérique du Nord), chaque participant doit verser un acompte de 195 $ non remboursable et payer les frais de l’assurance voyage optionnelle au moment de l’inscription, puis verser un acompte de 600 $ applicable aux frais de voyage, 30 jours plus tard. Le solde résiduel total est exigé 99 jours avant le départ. Pour les inscriptions de groupe aux circuits par avion en Amérique du Nord et les circuits internationaux (à l’extérieur de l’Amérique du Nord), un acompte de 195$ non remboursable par participant, ainsi que les frais de l'assurance voyage optionnelle sont exigés au moment de l'inscription.  Un second paiement de 600$ doit être réglé 30 jours après l'inscription et la balance restante des frais de voyage est exigée  99 jours avant le départ. Tous les participants qui sont inscrits à moins de 99 jours avant la date de départ doivent payer la totalité des frais de voyage et les frais de l'assurance voyage optionnelle au moment de l'inscription.

Les paiements peuvent être effectués par chèque, carte de crédit (MasterCard ou Visa) ou de façon électronique à partir d’un compte-chèques. Explorica acheminera par courrier électronique des rappels de paiement environ deux semaines avant la date d’échéance. Veuillez prendre note que nous ne retenons pas automatiquement les paiements; vous devez faire chaque paiement vous-même.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX SUR LES PAIEMENTS

Tout paiement après la date d’échéance finale doit être effectué par chèque certifié, mandat-poste ou carte de crédit.

Pour les circuits par autocar en Amérique du Nord, veuillez noter que les chèques personnels sont acceptés jusqu’à 60 jours avant le départ. Des frais de 25 $ seront appliqués aux paiements en retard. La date du paiement correspond à la date de sa réception par Explorica. Si votre voyage n’est pas réglé intégralement 60 jours avant le départ, votre réservation sera annulée (en fonction de notre politique en matière d’annulation).

Pour les circuits par avion en Amérique du Nord et les circuits internationaux (à l’extérieur de l’Amérique du Nord), veuillez noter que les chèques personnels sont acceptés jusqu’à 75 jours avant le départ. Des frais de 25 $ seront appliqués aux paiements en retard. La date du paiement correspond à la date de sa réception par Explorica. Si votre voyage n’est pas réglé intégralement 75 jours avant le départ, votre réservation sera annulée (en fonction de notre politique en matière d’annulation).

Des frais administratifs de 30 $ non remboursables seront ajoutés à tout paiement rejeté pour provision insuffisante, contesté par la société émettrice de votre carte de crédit, retourné par la banque du tireur ou retourné pour opposition au paiement. Nous nous réservons le droit d’annuler la réservation de tout participant qui ne respecte pas l’échéancier de paiement contractuel à caractère obligatoire.

POSTEZ VOS CHÈQUES OU MANDATS-POSTE À :

Explorica Canada, Inc.
À l’att. de : Inscriptions
1026, rue Saint-Jean, bureau 301
Québec (QC) G1R 1R7

POLITIQUE D’ANNULATION

Avant le début du voyage, Explorica réserve des places pour chaque élève inscrit, ce qui entraîne des coûts. C’est pourquoi nous exigeons des frais d’annulation. Afin de protéger l’argent investi dans votre voyage, dans l’éventualité où vous seriez obligé de l’annuler, Explorica vous recommande de vous procurer son assurance voyage.

La politique d’annulation suivante touche les circuits par autocar et par avion en Amérique du Nord :

* En ce qui a trait aux circuits par avion en Amérique du Nord, si vous nous avisez au moins 14 jours avant votre départ et nous retournez les billets papier qui vous ont été remis, vous obtiendrez un remboursement de 50 $.

La politique d’annulation suivante vise les circuits internationaux par avion (à l’extérieur de l’Amérique du Nord) :

* Si vous nous avisez par écrit de votre annulation au moins 24 heures avant votre départ et nous retournez les billets papier qui vous ont été remis, vous obtiendrez un remboursement de 100 $.

Toutes les demandes d’annulation doivent être transmises par la poste, par télécopieur ou par courriel à annulation@explorica.ca.

En ce qui concerne les circuits par avion en Amérique du Nord, si vous annulez et nommez un remplaçant par écrit au moins 76 jours avant votre départ, nous vous rembourserons 75 $ des frais d’annulation.

En ce qui a trait aux circuits internationaux par avion (à l’extérieur de l’Amérique du Nord), si vous annulez et nommez un remplaçant par écrit au moins 100 jours avant votre départ, nous vous rembourserons 200 $ des frais d’annulation.

Malheureusement, nous ne pouvons rembourser les frais de retard, les frais bancaires, les frais de transfert, les billets et les dépôts pour tout voyage réservé, ni les coûts de l’assurance voyage, et nous ne pouvons transférer aucun paiement entre les participants. La plupart des participants toucheront leur remboursement en moins de six semaines.

Note : L’assurance voyage n’est ni transférable, ni remboursable.

DEMANDE DE RÉINTÉGRATION

Tout participant à un voyage en autocar en Amérique du Nord qui annule son voyage et souhaite par la suite s’y joindre à nouveau est tenu de payer une éventuelle différence entre les frais du nouveau et de l’ancien voyage et de souscrire une nouvelles assurance (le cas échéant). En outre, tout participant qui formule une demande de réintégration dans les 60 jours précédant le départ s’expose à d’éventuels frais de retard, et sa réintégration est sujette à disponibilité et à l’ensemble des modalités régissant les demandes tardives (le cas échéant).

Tout participant à un voyage en avion en Amérique du Nord ou à l’international qui annule son voyage et souhaite par la suite s’y joindre à nouveau est tenu de payer des frais de réintégration de 50 $, ainsi qu’une éventuelle différence entre les frais du nouveau et de l’ancien voyage et de souscrire une nouvelle assurance (le cas échéant). En outre, tout participant qui formule une demande dans les 75 jours précédant le départ s’expose à d’éventuels frais de retard, et sa réintégration est sujette à disponibilité et à l’ensemble des modalités régissant les demandes tardives (le cas échéant).

Pour tous les voyages, si aucune place ne se libère, tous les frais d’annulation prévus s’appliquent.

ASSURANCE VOYAGE

Le programme de groupe Jeunesse/Étudiants de RBC Assurances® prend la relève là où s’arrête l’assurance maladie gouvernementale; il offre notamment des garanties d’assurance voyage additionnelles aux groupes d’étudiants et à leurs accompagnateurs. Garanties offertes :

Cette protection comporte une gamme complète de garanties : le service Paiement-Assistance®, qui veille à ce que votre groupe n’ait pas à régler les frais remboursables de leur poche, ainsi que l’accès jour et nuit à Assistance aux Assurés inc. Et au réseau Medirect®, notre regroupement d’hôpitaux et de médecins autorisés.

En outre, le groupe sera protégé contre les situations suivantes, propres aux étudiants :

• Obligation de se présenter à un examen d’une université ou d’un collège, pendant la durée du voyage, lorsque la date de l’examen est fixée après la réservation du voyage.
• Échec à un examen qu’il faut reprendre pendant la durée du voyage.
• Annulation du voyage par le conseil scolaire en raison d’une grève des enseignants ou parce qu’un voyage dans une région ou un pays donné constitue un risque.

Veuillez vous adresser à votre agent de voyages pour connaître toutes les précisions sur le programme de groupe Jeunesse/Étudiants.
Assureur : Compagnie d’assurance RBC du Canada.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Toute modification demandée à l’itinéraire, aux dates de voyage, au type de forfait ou à tout autre aspect de votre circuit une fois celui-ci choisi peut entraîner des frais supplémentaires.

Veuillez noter que, dès qu’un organisateur choisit un nouvel itinéraire, une nouvelle date de départ ou un supplément pour petit groupe, sa décision engage l’ensemble du groupe. En outre, lorsqu’un organisateur annule un circuit au nom du groupe, les frais d’annulation habituels s’appliquent. Les participants qui désirent annuler leur inscription à ce moment devront débourser tous les frais d’annulation applicables.

Renseignements supplémentaires. Chaque circuit Explorica commence lorsque vous quittez votre ville de départ et prend fin au retour.

Le client reconnaît que le prix du contrat peut être modifié advenant une surcharge de carburant ou une augmentation du taux de change. Dans un tel cas, si la modification entraîne une augmentation du prix de moins de 7 % excluant la TPS et la TVQ, le client s’engage à payer la différence et, si la modification entraîne une augmentation du prix égale ou supérieure à 7 % du prix, excluant la TPS et la TVQ, le client pourra alors choisir entre (1) l’annulation du présent contrat et le remboursement intégral du prix du forfait, ou (2) l’acceptation des services de remplacement qui pourraient être offerts par l’agent de voyages. Cependant, aucune modification du prix ne peut avoir lieu à moins de 30 jours du départ. Les prix dans la brochure sont basés sur un nombre minimum de personnes payantes indiqué. Le non-respect de ce minimum augmentera en conséquence le prix de vente. Les prix de la brochure sont valides au moment de sa publication en août et sont valides jusqu’au 30 septembre de la même année.

Interprétation et juridiction. Le présent contrat doit être interprété en accord avec les lois de la province de Québec. Pour tous les cas où le point de départ se situe dans la province de Québec, les parties concernées sont sous la juridiction du district de Québec. La nullité en totalité ou en partie d’une clause du présent contrat ne saurait affecter la validité des autres clauses.

Explorica est titulaire de permis d’opération émis par l’Office de la protection du consommateur (OPC). Les consommateurs québécois qui traitent avec un agent de voyages reconnus bénéficient de la protection d’un fonds de cautionnement appelé Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages (FICAV). Explorica souscrit également à une police d’assurance de responsabilité civile de 5 millions de dollars.